Ansuchen um Unterstützung können in beliebiger Form an den Verein herangetragen werden. Ansprechpartner sind die Mitglieder des Präsidiums oder des Vergebungsausschusses (siehe unter "Struktur und Steuerung"). 

Die Ansuchen werden vom Vergebungsausschuss beurteilt. Soweit zweckmäßig oder erforderlich, holt der Vergebungsausschuss eine Stellungnahme des Betriebsrates der betreffenden Universität ein. Steht die Unterstützungswürdigkeit fest, erfolgt die Abwicklung rasch und in möglichst unbürokratischer Weise.